Värbamistarkvara vahetamine on asi, mida paljud tiimid lükkavad hea meelega edasi. Ja seda põhjusega. Süsteemis on kandidaadid, töövood, märkmed, ajalugu, protsessietapid ja tiimi igapäevased harjumused. Kui samal ajal on veel ka aktiivsed värbamised käimas, ei ole küsimus ainult selles, kuidas andmed ühest kohast teise liiguvad, vaid selles, kuidas teha muutus nii, et töö ei jääks seisma.
Helmes on viie aasta jooksul kasutanud kolme erinevat värbamistarkvara: Workable’it, Greenhouse’i ja nüüd Teamdashi. See ei ole olnud muutus muutuse pärast. Iga vahetuse taga on olnud küsimus, kas kasutusel olev süsteem toetab veel seda, kuhu organisatsioon liigub.
Just sellest rääkisime Maris Kärneri ja Angelika Prueliga Helmesest, kes jagasid oma kogemust uue värbamistarkvara kasutuselevõtul.
Helmes Grupp on laiem, kuid igapäevane koostöö ja värbamine toimub peamiselt Eestis, Lätis, Leedus ja Poolas. Hiljuti lisandus ka Soome, kus esimene värbamine on samuti lõpetatud.
Eestis tegeleb värbamistega igapäevaselt ligikaudu viis inimest ning Eesti tiim vastutab lisaks ka Poola ning vajadusel Soome ja Läti värbamiste eest. Leedus tegeleb värbamisega kaks inimest ja Lätis üks värbaja. Eestis on aktiivsete värbamiste maht tavaliselt umbes 15–25 rolli korraga, Leedus tuleb keskmiselt lauale 50 värbamist aastas, Lätis poole vähem.
Jutuajamisest tuli selgelt välja, et Helmes ei valinud lihtsalt uut tarkvara. Nad otsisid lahendust, mis aitaks liikuda grupiülesema ja andmepõhisema värbamise poole, kuid ei võtaks ära paindlikkust, mida eri tiimid ja riigid vajavad. Teamdashi valikul ei olnud nende jaoks määravaks ainult funktsionaalsus, vaid sama oluline oli tunne, et tegemist on partneriga, kelle toote arengusuund ja koostööstiil sobivad Helmese pikaajalise visiooniga.
Helmese kogemus näitab hästi, et õige tööriist ei sunni tiimi oma tööviisi süsteemi järgi ümber ehitama. Hea tööriist paindub organisatsiooni vajadustega kaasa ja aitab töövood üles ehitada nii, et need toetavad päriselt seda, kuidas värbamine ettevõttes toimib.
Väljakutse: kuidas luua grupiülene vaade ilma paindlikkust kaotamata.
Helmese värbamine on pikalt olnud seotud kohalike tiimide ja üksuste iseseisvusega. See on andnud tiimidele võimaluse töötada viisil, mis vastab nende turule, kandidaatidele ja ärivajadustele.
Samas kasvava grupiettevõtte puhul tekib ühel hetkel vajadus ühtsema vaate järele. Kui värbamine toimub eri riikides ja üksustes erinevate tööriistade, protsesside ja andmestruktuuridega, muutub tervikpildi loomine keeruliseks.
Maris kirjeldas, et Helmeses on värbamine ja personalitöö üldisemalt olnud pikalt pigem lokaalne funktsioon. “Erinevad riigid andsid oma sisendit oma tulemuste kohta, aga igaüks väga erinevalt kujul,” rääkis ta. “Meil ei olegi olnud ausalt öeldes sellist ühtset lähenemist.”
“Erinevad riigid andsid oma sisendit oma tulemuste kohta, aga igaüks väga erinevalt kujul”
Helmese pikem visioon on liikuda ühtsemate süsteemide poole. Mitte selleks, et kõik üksused ühe jäiga protsessi alla suruda, vaid selleks, et luua parem alus nähtavusele, koostööle ja andmepõhisematele otsustele.
Marise sõnul on Teamdash täna üks osa nende suuremast puslest. See suurem pusle tähendab Helmese jaoks süsteeme, mis suhtlevad omavahel, andmeid, mille põhjal saab paremini otsuseid teha, ja värbamisprotsessi, mis toetab nii tänaseid vajadusi kui ka tulevast kasvu.
Uue süsteemi valimine nõuab julgust.
Värbamistarkvara vahetamine ei ole kunagi ainult tehniline otsus. See puudutab inimeste igapäevast tööviisi, tiimi harjumusi ja seda, kui kindlalt värbajad saavad aktiivsete protsessidega edasi liikuda.
Helmes oli selle teekonna varem juba mitmel korral läbi teinud. Varasemalt oli kasutusel olnud Workable, seejärel Greenhouse ning Teamdash oli nende jaoks juba kolmas värbamissüsteem. See tähendas, et nad teadsid väga hästi, kui palju küsimusi, ümberõppimist ja ootamatute olukordade lahendamist võib ühelt süsteemilt teisele liikumisega kaasneda.
Kui tiim on ühe tööriistaga harjunud, võib vahetus alguses paratamatult ebamugav tunduda. Tuleb aru saada uuest loogikast, kohandada töövooge ja leida üles viisid, kuidas igapäevane töö uues süsteemis kõige paremini toimima panna.
Samas oli Helmese jaoks selge, et kui olemasolev lahendus ei toeta enam seda, kuhu organisatsioon liigub, tuleb olla valmis muutuseks. Maris ütles vestluse lõpus hästi lihtsalt: “Kui kasutusel olev tarkvara ei teeni enam, siis tulebki olla julge.”
“Kui kasutusel olev tarkvara ei teeni enam, siis tulebki olla julge.”
Just seetõttu on värbamissüsteemi vahetamise juures oluline ka tarkvara pakkuja roll. Hea toote omanik on justkui partner, kes mõistab, et üleminek ei tohi tiimi tavapärast töörütmi asjatult segada. Teamdashi eesmärk oli olla selles protsessis veduriks: aidata andmete ületoomist, seadistusi ja esimesi töövooge nii juhtida, et Helmese tiim saaks võimalikult kiiresti ja valutult edasi töötada.
Helmes ei otsinud ainult tööriista, vaid pikaajalist sobivust.
Helmese jaoks ei olnud oluline ainult see, mida värbamistarkvara täna võimaldab. Sama oluline oli aru saada, kuhu tarkvarapartner ise liigub.
Nad ei otsinud lahendust, mida peaks pidevalt enda vajaduste järgi painutama või mille arengut enda suunas survestama. Nad otsisid partnerit, kelle toote arengusuund kattuks nende enda pikema visiooniga.
Helmes oli varem kogenud, kui keeruline võib olla koostöö tarkvarapakkujaga, kelle suhtlus jääb kaugeks, aeglaseks või liiga standardsesse tugiprotsessi kinni. Kui värbamistarkvara on igapäevase töö keskne osa, ei piisa ainult sellest, et süsteem töötab. Oluline on ka see, kas teisel pool on inimesed, kes mõtlevad kaasa, reageerivad kiiresti ja aitavad päriselt lahendusi leida. “Me tõesti otsisime seda koostöösuhet,” rääkis Maris.
“Me tõesti otsisime seda koostöösuhet”
Teamdashi puhul jäi Helmesele juba müügiprotsessis silma soe, siiras ja sisuline suhtlus. Oluline ei olnud ainult see, et küsimustele vastati kiiresti, vaid ka see, et Teamdash püüdis aru saada, kuhu Helmes tegelikult liikuda tahab.
Angelika kirjeldab koostööd nii: “See on päriselt koostöö, mitte see, et sa ajad kedagi taga.” Ja see koostöö ei lõppenud süsteemi kasutuselevõtuga. Helmese jaoks on oluline, et nad saavad Teamdashiga mõtteid põrgatada, arutada uusi vajadusi ja otsida lahendusi, mis aitavad nende protsesse edasi arendada. Angelika sõnul on selles koostöös väärtuslik just see, et Teamdash püüab päriselt aru saada, mida klient saavutada tahab.
Marise jaoks on tarkvarapartneri tulevikusuund sama oluline kui tänased võimalused. “Meie puhul tundus, et see suund, mille Teamdash on võtnud, haakus meie enda pikaajalisema visiooniga,” ütles ta.
Andmete ületoomine: suurim hirm, mis muutus usalduseks.
Üks kõige praktilisemaid hirmukohti oli andmete ületoomine. Helmesel oli vaja kindlust, et uude süsteemi jõuaksid kandidaadid koos vajaliku ajaloo, kommentaaride, protsessietappide, oluliste väljade ja GDPR-iga seotud infoga. Veelgi olulisem oli see, et käimasolevad värbamised ei jääks ülemineku tõttu seisma.
Varasem kogemus oli näidanud, kui valus võib süsteemivahetus olla, kui andmed ei jõua uude süsteemi kasutajasõbralikul kujul või kui tiimil tuleb hakata osa infot käsitsi korrastama.
Angelika sõnul olid hirmud enne andmete ületoomist suured. Seda suurem oli üllatus, kui andmed tulid üle nii, et tiim sai sisuliselt kohe tööd jätkata. Eriti oluline oli, et kandidaadid jäid kõik õigesse protsessietappi. See tähendas, et värbajad ei pidanud hakkama käsitsi korrigeerima, kus keegi parasjagu aktiivse värbamisprotsessi sees oli.
Helmese jaoks muutis see süsteemivahetuse kogemust väga tugevalt. Suurim hirm ei saanud teoks, vaid vastupidi, see lõi usaldust. Angelika sõnul said nad kohe edasi töötada ja kogu üleminekuga ei kaasnenudki mingit valu.
Igapäevane muutus: nähtavam info, vähem käsitööd ja lihtsam koostöö juhtidega.
Kui Teamdash oli kasutusele võetud, hakkas selle mõju kiiresti igapäevatöös välja paistma.
Varem tuli värbajatel sageli teha eraldi Exceli tabeleid, et värbavatele juhtidele kandidaate esitleda ja olulist infot edasi anda. Nüüd on värbamisprojekti seis paremini hoomatav, sest kandidaate ei pea ükshaaval läbi käima ja oluline info on üldvaates kohe olemas.
Teamdashis saab olulist infot näidata otse töövoost, sealt, kus otsuseid päriselt tehakse. Kandidaadi profiili avamata on võimalik näha vajalikku taustainfot ning projektipõhiste siltide kasutamine muudab ülevaate andmise lihtsamaks nii värbavale juhile kui ka värbajale endale.
Teine oluline muutus oli süsteemi loogilisus. Helmese jaoks on oluline, et süsteem ei oleks arusaadav ainult värbajatele, vaid ka juhtidele, kes peavad kandidaatidega seotud info kiiresti üles leidma, et otsuseid teha. Kui süsteem on keeruline, liigub info kiiresti mujale: eraldi märkmetesse, sõnumitesse või failidesse.
Marise sõnul tundus Teamdashi kasutajateekond algusest peale loomulik. “Minnes teie keskkonda, siis mul ei ole vaja palju mõelda. Ma saan hästi kiiresti aru, kus midagi on,” kirjeldas ta. “Kui ma mõtlen, kus see asi võiks olla, siis seal ta juba ongi.”
See on oluline ka juhtide kaasamise vaates. Nagu Maris ütles, “juhid ei taha tunda ennast rumalana”. Kui juhid saavad süsteemis ise hakkama, püsib info paremini ühes kohas ja värbajate töö muutub sujuvamaks.
Aega aitab säästa ka tegevuste automatiseerimine. Helmese jaoks on väärtuslik, et ühe nupuvajutuse või kandidaadi liigutamisega saab käivitada mitu erinevat tegevust. See muudab korduvad tööosad sujuvamaks ja jätab värbajatele rohkem ruumi sisuliseks tööks kandidaatide ja juhtidega.
Kiirus, kvaliteet ja kandidaadi liikumine eri rollide vahel.
Helmese värbamisvajadused võivad kiiresti muutuda. Teenuseäris sõltub vajadus uute inimeste värbamiseks projektidest, klientidest ja ärilistest otsustest. See tähendab, et värbamistiim peab olema valmis kiiresti reageerima, kuid samal ajal hoidma protsessi kvaliteeti.
Helmeses liiguvad kandidaadid sageli rollide vahel. Kuna erinevates tarkvaraarendustiimides on tihti rollid ja vajalikud kompetentsid sarnased, leiavad kandidaadid sageli koha ka seal, kuhu nad algselt ei kandideerinud. Angelika sõnul juhtub seda ligi pooltel juhtudel. Seetõttu on oluline, et kandidaadi info liiguks temaga kaasa ja oleks uuele juhile kiiresti arusaadav.
See on üks koht, kus süsteemi paindlikkus muutub väga praktiliseks. Kui info on struktureeritud, leitav ja edasi liigutatav, saab värbamistiim tegutseda kiiremini, ilma et kvaliteet kannataks.
AI saab aidata, aga ta ei asenda värbaja tunnetust.
Helmes kasutab Teamdashis ka AI-toega võimalusi, näiteks intervjuude kokkuvõtteid ja CV-de eelsõelumist. Need aitavad infot kiiremini läbi töötada ja annavad värbajatele parema esmase ülevaate.
Suure kandidaatide arvu korral aitab AI sobivad kandidaadid kiiremini üles leida ning eelsõelumise käigus tekkinud ülevaade jääb kandidaadi profiilile alles. Intervjuude puhul on AI abil toimuv transkriptsioon muutunud Helmese jaoks töö osaks, ilma milleta oleks praegust protsessi juba raske ette kujutada. Angelika hinnangul on see konkreetset tööosa vähemalt kolm korda kiiremaks ja oluliselt nauditavamaks teinud.
Samas on Helmese jaoks väga selge, et AI roll on toetada, mitte asendada inimest. “AI ei tunne, ei taju, ei näe,” ütles Angelika.
Kandidaadi hindamisel on endiselt oluline värbaja ja juhi tunnetus. AI võib anda kokkuvõtte, kuid ta ei näe kõike seda, mida inimene vestluses märkab: kehakeelt, ebakindlust, sobivust, tunnetust või väikeseid küsimärke, mis vajavad lisauurimist.
Sama põhimõte kehtib ka kandidaadikogemuse puhul. Helmes peab oluliseks personaalset ja sisukat tagasisidet, eriti siis, kui kandidaat on protsessis kaugemale jõudnud. Tehnoloogia võib aidata seda tööd paremini teha, kuid kandidaadil ei tohi tekkida tunne, et temaga suhtleb masin ilma inimese panuseta.
See sobib hästi Helmese people first mõtteviisiga. Tehnoloogia peab aitama inimesel teha oma tööd paremini ja efektiivsemalt, mitte asendama inimlikku tunnetust ja vastutust.
“Tehnoloogia peab aitama inimesel teha oma tööd paremini ja efektiivsemalt, mitte asendama inimlikku tunnetust ja vastutust.”
Järgmine samm: värbamine, mis toetab kogu grupi kasvu.
Helmese värbamine liigub järjest rohkem grupiülese vaate suunas. See tähendab paremat nähtavust, ühtsemaid süsteeme ja rohkem võimalusi kasutada andmeid targemalt. Samal ajal peab värbamine jääma piisavalt paindlikuks, et toetada eri turge, tiime, rolle ja ärivajadusi.
Maris kirjeldas võimalikku tulevikusuunda nii: “Kui värbamine muutub grupiüleseks, tähendab see meie jaoks ühtsemaid protsesse ja võimalust kõiki värbajaid paremini toetada.”
Helmese jaoks ei ole Teamdash lihtsalt tööriist, kus kandidaate hallata. See on osa laiemast liikumisest, kus värbamine muutub nähtavamaks, andmepõhisemaks ja paremini seotuks kogu grupi arenguga.
Selle kõige keskmes on Marise sõnul aga endiselt paindlikkus.
Õige süsteem loob ühtsema vaate ilma paindlikkust ära võtmata.
Helmese kogemus näitab, et värbamistarkvara valik ei ole ainult funktsioonide võrdlemine.
Eriti kasvavas grupiettevõttes on oluline küsida suuremaid küsimusi. Kas süsteem toetab seda, kuhu organisatsioon liigub? Kas see aitab luua ühtsemat vaadet ilma kohalikke vajadusi unustamata? Kuidas andmete ületoomine välja näeb? Kas juhid saavad süsteemi päriselt iseseisvalt kasutada? Kas tarkvara pakkuja on partner, kes mõtleb kaasa?
Helmes leidis Teamdashi näol lahenduse, mis aitab liikuda samm-sammult grupiülesema värbamise poole, hoides alles paindlikkuse, mida eri tiimid ja riigid vajavad.
Ja võib-olla just see ongi hea värbamistarkvara roll kasvavas organisatsioonis. See ei sunni kõiki ühte vormi, vaid loob ühise aluse, mille pealt iga tiim saab paremini töötada.
